Aggiornamento 17/06/2025
La legge di Bilancio 207/2024 aveva previsto che tutte le spese di trasferta, ovunque sostenute, avrebbero dovuto essere pagate unicamente con metodi tracciabili, vale a dire carta di credito, di debito (bancomat) o bonifico bancario, comprese quelle pagate direttamente dai lavoratori e rimborsate.
Il DL 84 del 17/06/2025 ha escluso dall’obbligo le spese sostenute all’estero, con effetto retroattivo dal 1 gennaio 2025.
Per effetto della modifica, le spese di trasferta all’estero possono essere pagate in contanti.
Rimane il vincolo della tracciabilità per le spese sostenute in occasione di trasferte in Italia. L’unica eccezione sono i trasporti con autoservizi pubblici di linea e i trasporti aerei e ferroviari. Tutto il resto, dal ristorante all’hotel, ma anche al taxi, al parcheggio, ai pedaggi e qualsiasi altra spesa deve essere pagato con mezzi tracciabili, come già da tempo avviene per i carburanti.
L’Agenzia delle Entrate, nel 2019, ha precisato che i parcheggi sono esenti dagli obblighi di documentazione, ma non è certo che questa prassi possa essere applicabile all’attuale previsione normativa.
La norma implica problemi e conseguenze importanti. Ogni lavoratore, collaboratore, amministratore deve essere necessariamente in possesso di carta di credito/bancomat aziendale, oppure sostenere le spese con la propria carta di credito/bancomat personale.
Sembra anacronistico, ma ancora oggi molti lavoratori non dispongono di una carta di credito aziendale da utilizzare per le spese di trasferta.
Che cosa succede se le spese in Italia vengono pagate in contanti?
Il datore di lavoro sarà comunque tenuto a rimborsarle, ma queste spese non saranno deducibili dal reddito e diventeranno imponibili nella busta paga dei lavoratori. Cosa significa questo?
Per l’azienda: pagare i contributi ed effettuare le ritenute sulle spese rimborsate, oltre all’indeducibilità delle spese di trasferta
Per il lavoratore/collaboratore/amministratore: subire le ritenute sulle spese rimborsate
Le spese di rappresentanza/omaggi e le spese di viaggio, vitto e alloggio dei professionisti
La regola è estesa anche a queste spese che, qualora non vengano pagate con sistemi tracciabili, non saranno deducibili dal reddito.
Nonostante il nuovo decreto, che dovrà comunque essere convertito in legge entro 60 giorni, rimangono molteplici problemi operativi.
E’ anche necessario comprendere come si coordina la norma che prevede l’indeducibilità delle spese di trasferta con la loro tassazione in capo al dipendente, in quanto tale situazione darebbe luogo a una doppia imposizione.